Μελέτη της Cisco καταδεικνύει πως η επικοινωνία μέσω βίντεο βοηθάει ομάδες σε όλο τον κόσμο να βελτιώσουν τη συνεργασία τους.
Τo video μπορεί να δώσει ώθηση στην επικοινωνία και στις συναντήσεις που γίνονται online, γεγονός που έχει ως αποτέλεσμα τη μεγαλύτερη παραγωγικότητα και την ταχύτερη λήψη αποφάσεων. Σύμφωνα με μία νέα μελέτη που δημοσιεύει η Cisco οι online συναντήσεις μέσω βίντεο, που δίνουν στους συμμετέχοντες τη δυνατότητα να βλέπουν ο ένας τον άλλο, δημιουργούν ισχυρότερους δεσμούς και βελτιώνουν τις σχέσεις μεταξύ ανθρώπων.
Επίσης, συμβάλλουν στη μείωση των συγκρούσεων ανάμεσα σε διαφορετικές κουλτούρες ή προσωπικότητες. Παρ’ όλα αυτά, η επικοινωνία μέσω βίντεο μπορεί να αυξήσει το άγχος και την αυτοπεποίθηση, ενώ οι επιχειρήσεις πρέπει να βοηθήσουν τους υπαλλήλους τους να αναπτύξουν τις κατάλληλες ικανότητες, έτσι ώστε να εκμεταλλευτούν τα συγκεκριμένα εργαλεία με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.
“Successful Video Communication” είναι ο τίτλος της μελέτης που διεξήχθη από ψυχολόγους της Pearn Kandola. Πρόκειται για την τελευταία από μία σειρά μελετών που η Cisco ανέθεσε και οι οποίες αφορούν στην ψυχολογία της επικοινωνίας μέσα στο χώρο της επιχείρησης. Το πώς οι άνθρωποι εκτιμούν την αξιοπιστία ενός άλλου ανθρώπου εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από τη συμπεριφορά και τη γλώσσα του σώματος, ενώ η ομιλία συμβάλλει μόνο κατά 7% στην εκτίμηση ενός ανθρώπου. Παρ’ όλα αυτά οι επιχειρήσεις βασίζονται στην τηλεδιάσκεψη και στο audio conferencing για την ομαδική συνεργασία. Η τελευταία μελέτη ερευνά τον τρόπο με τον οποίο μπορεί να χρησιμοποιηθεί η επικοινωνία μέσω βίντεο για να βελτιώσει την παραγωγικότητα σε ομάδες που βρίσκονται σε απόσταση, καθώς και τον τρόπο με τον οποίο μπορούμε να υπερβούμε τα ψυχολογικά εμπόδια ώστε να χρησιμοποιήσουμε αυτά τα εργαλεία.
Ο Stuart Duff, επικεφαλής ανάπτυξης στην Pearn Kandola και επικεφαλής της ερευνητικής ομάδας, δήλωσε: «Η επικοινωνία ομάδων που βρίσκονται σε απόσταση και είναι σε όλο τον κόσμο αποτελεί πλέον τον κανόνα, καθώς οι επιχειρήσεις εστιάζουν στη μείωση των δαπανών, ενώ παράλληλα προσπαθούν να αναπτύξουν ισχυρότερες και πιο παραγωγικές ομάδες. Η επικοινωνία μέσω βίντεο θα μπορούσε να προσφέρει μία βιώσιμη εναλλακτική λύση στις διαπροσωπικές συναντήσεις. Έτσι, το σημαντικό ερώτημα είναι το πώς οι άνθρωποι αναπτύσσουν οικειότητα, εμπιστοσύνη και άνεση στη χρήση επικοινωνίας με βίντεο, καθώς και το ποιοι παράγοντες επιτρέπουν στους χρήστες να απολαύσουν τα οφέλη ενός πρωτοποριακού τρόπου επικοινωνίας».
Η μελέτη δίνει έμφαση στο γεγονός ότι το βίντεο μπορεί να έχει θετικό αντίκτυπο σε διαφορετικούς τύπους προσωπικότητας κατά τη διάρκεια μίας εικονικής συνάντησης:
* Ο Ηγέτης/ Κυρίαρχος: Συνήθως είναι αυτός που είναι επικεφαλής της συνάντησης. Τα οπτικά σήματα συμβάλλουν στην καθιέρωση της παρουσίας του ηγέτη, ενώ η ικανότητα των συμμετεχόντων να δουν όλη την ομάδα σημαίνει επίσης ότι ο ηγέτης είναι λιγότερο πιθανόν να είναι επικεφαλής των συζητήσεων.
* Ο Ενεργητικός/αυτός που διασπά την προσοχή: Αυτά τα μέλη αλληλεπιδρούν σποραδικά μεταξύ τους. Σε αυτή την αλληλεπίδραση παρεμβάλλονται μεγάλες περίοδοι διάσπασης της προσοχής. Το βίντεο προσφέρει ένα πιο ελκυστικό περιβάλλον γι’ αυτόν τον τύπο προσωπικότητας, παρέχοντας ένα υψηλό επίπεδο ενασχόλησης.
* Αυτός που σκέφτεται/ο συνεσταλμένος: Η ήσυχη ευφυΐα της ομάδας που σκέφτεται πολύ τα ζητήματα. Με τα οπτικά σήματα, οι περίοδοι ήρεμης σκέψης είναι λιγότερο πιθανόν να παρερμηνευτούν ως έλλειψη ενασχόλησης.
* Ο φιλικός/αυτός που μιλάει πολύ: Οι τύποι που εξωτερικεύονται εύκολα, που επικαλύπτουν τους άλλους στη συζήτηση ή κάνουν το θέμα τη συζήτησης να ξεφεύγει. Η δυνατότητα να βλέπουν τους συναδέλφους τους, δίνει νόημα στις φυσικές παύσεις της συζήτησης, μειώνοντας την ανάγκη να μιλάνε κατά τα διαστήματα που πέφτει σιωπή.
* Παραγωγικός/ μη πρακτικός: Καθώς χαρακτηρίζονται από έναν πλούτο δημιουργικών και καινοτόμων ιδεών, αυτοί οι συμμετέχοντες παραμένουν προσγειωμένοι από την πλούσια αλληλεπίδραση που προσφέρει το βίντεο.
* Προσγειωμένος/ αυτός που παρεμποδίζει: Οι πραγματιστές «έχουν κολλήσει» σε αυτό που θεωρούν πραγματικότητα. Το βίντεο προσφέρει στα πρόσωπα αυτά οπτική παρουσία κατά τη συνάντηση. Έτσι, είναι περισσότερο πιθανόν να ακουστεί η γνώμη τους και να «φέρουν» λιγότερα εμπόδια.
Η επικοινωνία μέσω βίντεο φέρνει στο προσκήνιο το ζήτημα της κουλτούρας και την επίδρασή της στην επικοινωνία μεταξύ εικονικών ομάδων. Για παράδειγμα, το βίντεο μπορεί να επιταχύνει την οικοδόμηση σχέσεων με ανθρώπους από χώρες και περιοχές με υψηλού επιπέδου κουλτούρες, όπως η Κίνα, η Ιαπωνία και η Μέση Ανατολή, όπου οι σχέσεις βασίζονται στην ακεραιότητα και στην κοινωνική αλληλεπίδραση. Χώρες όπως η Γερμανία, η Σουηδία και η Δανία χαρακτηρίζονται από την κουλτούρα της «απόστασης μικρής ισχύος», που σημαίνει ότι οι συνάδελφοι γενικότερα αντιλαμβάνονται ο ένας τον άλλο ως ίσο, χωρίς να έχει σημασία η επίσημη θέση τους. Όταν άνθρωποι από κουλτούρες απόστασης μικρής ισχύος αλληλεπιδρούν με ανθρώπους από μία κουλτούρα όπου η ιεραρχία έχει ιδιαίτερη σημασία, όπως στη Μέση Ανατολή, το video μπορεί να προβάλει μη λεκτικά σημάδια σεβασμού, ώστε να περιοριστούν οι επιπτώσεις αυτών των διαφορών.
«Οι παράγοντες που συνεισφέρουν στην επιτυχία κατά τη διάρκεια της video επικοινωνίας σχετίζονται με τους ανθρώπους και τον τρόπο σκέψης τους, το πώς οι ηγέτες μίας ομάδας τη διαχειρίζονται και πώς ο οργανισμός μπορεί να δημιουργήσει μία υποστηρικτική κουλτούρα», προσθέτει ο Duff. «Παρατηρήσαμε την αξία των οπτικών μέσων σε επιτυχημένες συναντήσεις και τις τεχνολογίες video, όπως το TelePresence, που μεγιστοποιούν την αξία και είναι ιδανικές για τη διατήρηση εξαιρετικών σχέσεων. Από την άλλη, άνθρωποι που προσεγγίζουν τις συναντήσεις με θετική άποψη, ηγέτες που κατανοούν και υποστηρίζουν τις διαφορετικές προσωπικότητες και κουλτούρες στις ομάδες τους και οργανισμοί που προσφέρουν τους πόρους και την εκπαίδευση για να γίνουν οι επικοινωνίες μέσω video η συνήθης τακτική, είναι επίσης σημαντικές παράμετροι για αποτελεσματικές συναντήσεις, στις οποίες χρησιμοποιείται το video».
«Το video αλλάζει τα πάντα στην επικοινωνία των επιχειρήσεων. Προσθέτει δε αυτή τη σημαντική οπτική διάσταση για να μας βοηθήσει να επικοινωνήσουμε πραγματικά με τους συναδέλφους που βρίσκονται μακριά και να συνεργαστούμε αποτελεσματικά, πέρα από γεωγραφικά και οργανωτικά σύνορα», δήλωσε ο Nick Earle, senior vice president, Cisco Services, European Markets. «Αυτή η τελευταία έρευνα της Pearn Kandola δείχνει πώς να πάρουμε τα μέγιστα οφέλη από κάθε τύπο video-επικοινωνίας και να έχουμε νέα άποψη αναφορικά με το πώς η “οπτική δικτύωση” μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να ανεβάσουν την παραγωγικότητά τους σε νέο επίπεδο».
* Video-τηλεφωνία που χρησιμοποιείται στις καθημερινές επικοινωνίες. Εύκολη στη χρήση, η ποιότητα του video μπορεί να μην είναι σε θέση να αποδώσει οπτικά όλες τις κινήσεις.
* Βασισμένη στο Διαδίκτυο βιντεοδιάσκεψη. Συσκέψεις μίας ομάδας με άτομα που βρίσκονται σε διαφορετικά σημεία και συναντήσεις με άτομα από άλλους χώρους. Ευρείας αποδοχής, οι μικρές εικόνες κάνουν δύσκολη την οπτική απόδοση των κινήσεων.
* Βιντεοδιάσκεψη. Συναντήσεις ομάδας με ένα ή δύο άτομα σε κάθε σημείο. Καλύτερη ποιότητα video σε σχέση με τις webcams. Μπορεί όμως να χαθούν οπτικά ορισμένες κινήσεις. Σε μεγαλύτερες συναντήσεις, η ποιότητα του ήχου μπορεί να διαφέρει.
* TelePresence. Χρήσιμο για τη διατήρηση σημαντικών σχέσεων σε απόσταση. Οι συσκέψεις μέσω TelePresence είναι πιο κοντά στις πρόσωπο με πρόσωπο συναντήσεις. Οι πραγματικού μεγέθους εικονικές απεικονίσεις δείχνουν τη γλώσσα του σώματος και τις κινήσεις.
