Η ADACOM παρουσίασε νέες λύσεις ασφαλούς διαχείρισης ψηφιακών εγγράφων με τη χρήση της ψηφιακής υπογραφής.
Μια λύση ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων με χρήση ψηφιακών υπογραφών προσφέρει πλήρη έλεγχο των προς υπογραφή εγγράφων αφού εκμηδενίζει το χρόνο αλλά και το σχετικό κόστος, καθώς τα έγγραφα διακινούνται σε ψηφιακή μορφή μεταξύ των εξουσιοδοτημένων χρηστών εντός αλλά και εκτός ενός οργανισμού ή μιας επιχείρησης.
Η ADACΟΜ προτείνει ολοκληρωμένες λύσεις ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων με χρήση ψηφιακών υπογραφών που βασίζονται σε ένα απλό και φιλικό γραφικό περιβάλλον, όπου ο χρήστης μπορεί με απλά βήματα να δημιουργεί ροές εργασίας για την ψηφιακή υπογραφή ενός εγγράφου. Η λύση είναι ιδιαίτερα ευέλικτη στην παραμετροποίηση ανάλογα με τις ανάγκες κάθε επιχείρησης ενώ παρέχεται τόσο ως υπηρεσία στο cloud (https://service.signingportal.com) όσο και in-premise.
Κάθε εμπλεκόμενος χρήστης της υποδομής, μπορεί να υπογράψει ψηφιακά τα έγγραφα που επιθυμεί, με τη χρήση ψηφιακών πιστοποιητικών, διασφαλίζοντας την εγκυρότητα της υπογραφής αλλά και την ακεραιότητα του εγγράφου. Η χρήση χρονοσφραγίδων δίνει μακροπρόθεσμη ισχύ στα έγγραφα, ενώ η συνδυαστική χρήση αναγνωρισμένων ψηφιακών πιστοποιητικών εξασφαλίζει την πλήρη συμμόρφωση του οργανισμού με τις υφιστάμενες νομικές διατάξεις, σε τέτοιο βαθμό, ώστε τα ψηφιακά υπογεγραμμένα έγγραφα να έχουν την ίδια ισχύ με αυτή των ιδιόχειρα υπογεγραμμένων.
Η αθέμιτη χρήση εμπιστευτικών αρχείων είναι ένας ακόμη τομέας που εμπίπτει στην ασφαλή διαχείριση ψηφιακών εγγράφων. Η λύση EasyPROtection της εταιρείας BooleServer που παρέχει η ADACOM, καλύπτει τις εκάστοτε ανάγκες ασφάλειας επιτυγχάνοντας ταυτόχρονα υψηλό επίπεδο ευελιξίας στις επιχειρηματικές λειτουργίες μιας εταιρείας, προσφέροντας ένα πλήρες σύστημα προστασίας αρχείων από μη εξουσιοδοτημένους συνεργάτες, προμηθευτές και χρήστες. Επιπλέον, επιτυγχάνεται απόλυτη ασφάλεια των εγγράφων και των εμπιστευτικών δεδομένων των πελατών, χωρίς να επηρεάζονται οι καθημερινές εργασίες της επιχείρησης. Να σημειώσουμε ότι η λύση επιτρέπει την άμεση ενσωμάτωση στην υπάρχουσα πληροφοριακή υποδομή μιας εταιρείας.
Η προστασία των ευαίσθητων πληροφοριών και δεδομένων απαιτεί όμως και διαβάθμιση των δεδομένων για τον εντοπισμό των κρίσιμων για την εταιρεία πληροφοριών και την αποτελεσματική διαχείρισή τους. Οι λύσεις Data Classification της εταιρείας Boldon James που παρέχει η ADACOM, καλύπτουν τις ανάγκες ασφάλειας σχετικά με τον τρόπο διαβάθμισης και διαχείρισης των ευαίσθητων πληροφοριών, επιτυγχάνοντας παράλληλα την πλήρη συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία και τα διεθνή πρότυπα. Τα προϊόντα Data Classification επιτρέπουν στους χρήστες να προσαρτούν ετικέτες διαβάθμισης τόσο σε επίπεδο μετα-δεδομένων, όσο και σε επίπεδο οπτικής αναπαράστασης με διαφανή προς τον τελικό χρήστη τρόπο. H δυνατότητα τοποθέτησης ετικετών διαβάθμισης εξασφαλίζει το απαιτούμενο επίπεδο εμπιστευτικότητας των ευαίσθητων πληροφοριών, διασφαλίζει πλήρη έλεγχο της ανταλλασσόμενης πληροφορίας, μειώνει το κόστος διαχείρισης, αρχειοθέτησης και αποθήκευσης των δεδομένων ενώ αποτρέπει και προλαμβάνει τη διαρροή ευαίσθητων πληροφοριών.
Σήμερα όλο και περισσότερες επιχειρήσεις υιοθετούν την ηλεκτρονική διαχείριση εγγράφων καθώς η παραδοσιακή χρήση χαρτιού για την εκτέλεση καθημερινών εργασιών είναι χρονοβόρα ενώ επιπλέον ενέχει και υψηλό διαχειριστικό κόστος, εφόσον συμπεριλαμβάνει το κόστος αγοράς, εκτύπωσης, μεταφοράς, σάρωσης και αποθήκευσης εγγράφων. Σύμφωνα μάλιστα με έρευνες το μέσο κόστος διαχείρισης χαρτιού σε όλο τον κύκλο ζωής μέσα στην επιχείρηση (συμπεριλαμβανομένης της εκτύπωσης, φωτοτύπισης, σκαναρίσματος, αποστολής, αποθήκευσης και απόρριψης) ξεπερνά τα 3 Ευρώ ανά σελίδα.
