Η ανεπάρκεια διαθέσιμων ψηφιακών αποδεικτικών στοιχείων παρεμποδίζει την απρόσκοπτη ολοκλήρωση των νομικών διαδικασιών.
Η Symantec ανακοίνωσε τα αποτελέσματα της έρευνας στην οποία συμμετείχαν 5.000 νομικοί σύμβουλοι και η οποία καταδεικνύει ότι οι επαγγελματίες στον τομέα αυτό πασχίζουν για να διαχειριστούν τις τεράστιες ποσότητες των Ηλεκτρονικά Αποθηκευμένων Πληροφοριών που είναι ζωτικής σημασίας για νομικές υποθέσεις στην περιοχή της Ευρώπης, της Μέσης Ανατολής και της Αφρικής (ΕΜΕΑ).
Όλοι οι νομικοί σύμβουλοι από δέκα διαφορετικές χώρες που συμμετείχαν στην έρευνα παραδέχτηκαν ότι είτε είχαν χάσει μια υπόθεση, είτε είχαν καθυστερήσει να διεκπεραιώσουν κάποια, ή είχαν υποστεί κυρώσεις από δικαστήριο ή άλλη ρυθμιστική αρχή τα τελευταία δύο χρόνια, επειδή δεν ήταν σε θέση να εντοπίσουν ή να επεξεργαστούν Ηλεκτρονικά Αποθηκευμένες Πληροφορίες που θα μπορούσαν να είχαν χρησιμοποιηθεί ως αποδεικτικά στοιχεία. Οι μισοί από τους ερωτηθέντες (51%) παραδέχτηκαν ότι αντιμετώπιζαν τους τελευταίους τρεις μήνες πρόβλημα στις διαδικασίες αναγνώρισης και ανάκτησης (γνωστή και ως e-discovery) των Ηλεκτρονικά Αποθηκευμένων Πληροφοριών.
Η έρευνα της Symantec κατέδειξε επίσης ότι, ενώ η ανεπάρκεια διαθέσιμων «ψηφιακών αποδεικτικών στοιχείων» μπορεί να παρεμποδίσει την νομική διαδικασία και η δυνατότητα της τεχνολογίας να αναγνωρίσει και να συλλέξει τις σχετικές πληροφορίες ανάμεσα σε χιλιάδες ηλεκτρονικά αρχεία είχε πολύ θετικό αντίκτυπο σε πολλές περιπτώσεις στην περιοχή της ΕΜΕΑ. Ποσοστό 98% των νομικών συμβούλων που ερωτήθηκαν, δήλωσαν ότι οι Ηλεκτρονικά Αποθηκευμένες Πληροφορίες που αναγνωρίστηκαν ως «ψηφιακά αποδεικτικά στοιχεία» κατά την διαδικασία του e-discovery, ήταν ζωτικής σημασίας για την επιτυχία νομικών ζητημάτων στα οποία είχαν εμπλακεί τα τελευταία δύο χρόνια.
Η Symantec σχεδίασε τον προγραμματισμό της έρευνας ώστε να συμπέσει με την κυκλοφορία της λύσης της, Enterprise Vault 9.0. Η συγκεκριμένη λύση αποτελεί την κορυφαία στην κατηγορία των εφαρμογών για email και content archiving που διευκολύνουν τις επιχειρήσεις να αποθηκεύουν, να διαχειρίζονται και να εντοπίζουν τα δεδομένα τους όπου κι αν αυτά είναι αποθηκευμένα. Τα αποτελέσματα της έρευνας καταδεικνύουν τον καίριο ρόλο των Ηλεκτρονικά Αποθηκευμένων Πληροφοριών σε νομικά ζητήματα ρουτίνας, με ποσοστό 91% των νομικών συμβούλων στην περιοχή της ΕΜΕΑ να τα αξιολογούν είτε ως «κρίσιμα», είτε ως σημαντικά για την καθημερινή τους εργασία.
Τα νέα εργαλεία του Discovery Collector της λύσης Enterprise Vault 9.0 υποστηρίζουν επείγοντα αιτήματα e-discovery και εσωτερικών ερευνών, δίνοντας έτσι την δυνατότητα στους χρήστες των νομικών τμημάτων να εντοπίζουν τις μη δομημένες πληροφορίες που βρίσκονται εκτός του αρχείου της εταιρείας. Αυτή η ικανότητα αναζήτησης εξ αποστάσεως των τερματικών (desktop και laptop), θα αποδειχθεί ιδιαίτερα χρήσιμη για τους νομικούς συμβούλους στην περιοχή της ΕΜΕΑ, 45% των οποίων δήλωσαν ότι ο τύπος των Ηλεκτρονικά Αποθηκευμένων Πληροφοριών στις οποίες έπρεπε να κάνουν συχνότερα αναζήτηση για σχετικές πληροφορίες ήταν τα περιεχόμενα σε μεμονωμένους σκληρούς δίσκους.
Η λύση Enterprise Vault Discovery Accelerator δίνει επίσης την δυνατότητα στους χρήστες των νομικών τμημάτων να κάνουν επισκόπηση των πληροφοριών πιο αποτελεσματικά, μετακινώντας τα διπλότυπα αρχεία κατά την αναζήτηση πληροφοριών σχετικών με ένα συγκεκριμένο νομικό ζήτημα. Η Symantec εκτιμά ότι το νέο αυτό προϊόν θα μπορούσε να μειώσει το κόστος των τελών της νομικής διαδικασίας ανά gigabyte δεδομένων μεταξύ 50 και 90%.
Στην ερώτηση προς τους νομικούς συμβούλους σε όλη την περιοχή της ΕΜΕΑ, σχετικά με το πόσο αποτελεσματική αισθάνθηκαν ότι ήταν η διαδικασία του e-discovery, εφαρμόζοντάς την στον ολοένα και αυξανόμενο όγκο των Ηλεκτρονικά Αποθηκευμένων Πληροφοριών, η έρευνα της Symantec αποκάλυψε ένα εν δυνάμει κενό μεταξύ της αντίληψής τους σχετικά με την ετοιμότητα να αναζητήσουν τις πληροφορίες και της ικανότητάς τους να τις εντοπίζουν. Συνολικά, ποσοστό 69% των ερωτηθέντων ισχυρίστηκαν ότι τόσο εκείνοι, όσο και οι ομάδες τους ήταν «πλήρως προετοιμασμένοι» για την επεξεργασία Ηλεκτρονικά Αποθηκευμένων Πληροφοριών σχετικών με σημαντικές νομικές κυρώσεις ή θέματα συμβατότητας. Ωστόσο, 60% των ερωτηθέντων παραδέχτηκαν ότι πάσχιζαν για να αναζητήσουν τις πληροφορίες που χρειάζονταν μέσα στον όγκο των πληροφοριών. 29% των ερωτηθέντων παραπονέθηκε ότι δεν είχε στην διάθεσή του αρκετό χρόνο για να διεξάγει λεπτομερείς έρευνες και 24% δήλωσε ότι δεν διέθετε αρκετά εξελιγμένη τεχνολογία E-Discovery που να ανταποκρίνεται με αποτελεσματικότητα στα αιτήματα.
Όταν ερωτήθηκαν πως θα μπορούσε αυτό να μετριαστεί, 57% ανέφερε συγκεκριμένα ότι απαιτούνται «βελτιώσεις στην αναζήτηση τεχνολογίας που χρησιμοποιείται για την αναγνώριση, διατήρηση και επεξεργασία των Ηλεκτρονικά Αποθηκευμένων Πληροφοριών» αντί για μέτρα όπως νέες νομοθετικές ρυθμίσεις που να διέπουν την παρουσίαση αποδεικτικών στοιχείων σε ψηφιακή μορφή ή περισσότερη συνεργασία σε διεθνές επίπεδο.
Η έρευνα πραγματοποιήθηκε τον Αύγουστο του 2010 και βασίστηκε στις απαντήσεις 5.000 νομικών συμβούλων σε εταιρείες στην Γαλλία, την Γερμανία, την Ιταλία, την Ολλανδία, την Ν. Αφρική, την Ισπανία, την Σουηδία, την Ελβετία, την Μ. Βρετανία και τα Ηνωμένα Αραβικά Εμιράτα.
