Εξοικονόμηση κόστους και αύξηση αποδοτικότητας για το δίκτυο της Action Global Communications μέσω του Microsoft Office 365
Η εταιρεία Action Global Communications, με εξειδίκευση στον κλάδο των Δημοσίων Σχέσεων, από τον περασμένο Αύγουστο εφάρμοσε το λογισμικό σύστημα Microsoft Office 365. Μέσα σε αυτό το διάστημα των εννέα μηνών περίπου, η εταιρεία, η οποία δραστηριοποιείται σε ένα διεθνές δίκτυο που καλύπτει 40 αγορές, κατόρθωσε σε ορισμένες χώρες να εξοικονομήσει έως και 25% σε έξοδα που αφορούν τηλεφωνικούς λογαριασμούς, ενώ βελτίωσε δραστικά τη διαδικασία ανταλλαγής πληροφοριών που είναι απαραίτητη για την ομαλή λειτουργία του δικτύου.
Με έδρα την Κύπρο, η Action Global Communications αποτελεί ένα εξειδικευμένο δίκτυο δημοσίων σχέσεων, που παρέχει υπηρεσίες βασισμένες στο μοντέλο one-stop-shop μέσω ενός συντονιστικού κέντρου, στα κεντρικά γραφεία του δικτύου στη Λευκωσία, που διαχειρίζεται εκστρατείες επικοινωνίας σε διαφορετικές αγορές. Η Action Global Communications, με γραφεία σε ένα σημαντικό αριθμό χωρών που καλύπτουν την Κεντρική και Ανατολική Ευρώπη, τα Βαλκάνια, τον Καύκασο, την Κεντρική Ασία, τη Μέση Ανατολή, τη Βόρεια Αφρική και τη Μεσόγειο, στηρίζει ένα μεγάλο μέρος των προσπαθειών για ομαλή διεξαγωγή των εργασιών της σε νέες τεχνολογίες, που παρέχουν σαφές πλεονέκτημα στο σχεδιασμό και την υλοποίηση εκστρατειών επικοινωνίας.
Οι Ανάγκες της Επιχείρησης
Ο κλάδος της επικοινωνίας και των δημοσίων σχέσεων, με τους γρήγορους ρυθμούς του, απαιτεί διαρκή μετάδοση καινοτόμων ιδεών, συνεχή ανταλλαγή email και αρχείων, καθώς επίσης και άμεση επικοινωνία με πελάτες και συνεργάτες σε τοπικό αλλά και σε διεθνές επίπεδο. Πριν την εφαρμογή του Microsoft Office 365, η Action αντιμετώπιζε συγκεκριμένες προκλήσεις που επηρέαζαν τον τρόπο με τον οποίο η εταιρεία εκτελούσε τις καθημερινές της εργασίες.
«Προηγουμένως, δουλεύαμε με μια διάσπαρτη υποδομή πληροφορικής και επικοινωνιών, που δεν ήταν πλέον αποτελεσματική», δήλωσε ο Διευθυντής της Εταιρείας, Κρις Χριστοδούλου. «Η διαδικασία ανταλλαγής πληροφοριών ήταν πολύπλοκη, χάναμε αρκετό χρόνο για να βρίσκουμε υλικό που ήταν αποθηκευμένο σε διαφορετικούς υπολογιστές ή servers, το κόστος της τηλεφωνικής επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων ήταν πολύ υψηλό ενώ παράλληλα δεν υπήρχε κεντρική πολιτική για ένα πρότυπο λογισμικού για όλα τα γραφεία του δικτύου».
Η Αction, θέλοντας να αναβαθμίσει την υποδομή πληροφορικής της και να εφαρμόσει μια ενιαία λύση που να βασίζεται στο cloud computing, επέλεξε το Microsoft Office 365, μια πλατφόρμα ηλεκτρονικής ανταλλαγής μηνυμάτων και κοινής χρήσης αρχείων που περιλαμβάνει το Microsoft Exchange Online, το Microsoft Share Point Online και Microsoft Lync Online.
«Μελετήσαμε διάφορες επιλογές Cloud καταλήγοντας στο ότι το Microsoft Office 365 αποτελεί την καταλληλότερη λύση για το δικό μας επιχειρηματικό μοντέλο αφού ενσωματώνει τις γνώριμες εφαρμογές του Microsoft Office με τη δυναμική των ολοκληρωμένων λύσεων επικοινωνίας», δήλωσε ο κ. Χριστοδούλου.
Για την ομαλή μετάβασή στο νέο σύστημα Microsoft Office 365, η Action Global Communications προσέγγισε την εταιρεία παροχής υπηρεσιών πληροφορικής Ralliton. Με σωστό προγραμματισμό, δεδομένου ότι πάνω από 40 χώρες συμμετέχουν στο δίκτυο της Action, η Ralliton ολοκλήρωσε με επιτυχία και χωρίς οποιεσδήποτε διακοπές τη μετάβαση του δικτύου στο Office 365.
Χαμηλότερο Κόστος, Βελτιωμένη Επικοινωνία και Υψηλότερη Απόδοση
Με την εφαρμογή του Microsoft Office 365 πριν από εννέα μήνες, το λογισμικό άμεσης επικοινωνίας Lync χρησιμοποιείται πλέον για την επικοινωνία και τις τηλεδιασκέψεις σε όλο το δίκτυο της Action, επιτυχαίνοντας σε ορισμένες χώρες μέχρι και 25% μείωση του κόστους σε τηλεφωνικούς λογαριασμούς, όπως επίσης και εξοικονόμηση σημαντικών πόρων από ταξιδιωτικά έξοδα.
Με την ανταλλαγή και πρόσβαση σε πληροφορίες να έχει γίνει πλέον ευκολότερη από ποτέ, το προσωπικό της Action αξιοποιεί καθημερινά την υπηρεσία ανταλλαγής άμεσων μηνυμάτων (instant messaging), ενώ οι τηλεδιασκέψεις διεξάγονται με ένα απλό βήμα.
Η φύση του κλάδου των επικοινωνιών απαιτεί την αποστολή μεγάλου αριθμού δελτίων τύπου με επισυναπτόμενα αρχεία μεγάλου μεγέθους, που συχνά αποστέλλονται μαζικά σε πολλούς παραλήπτες. Μετά την εφαρμογή του Office 365, η διαδικασία αυτή έχει γίνει πολύ πιο εύκολη.
Επιπλέον, το γεγονός ότι οι άδειες χρήσεις του Microsoft Office διανέμονται στους εργαζομένους από τα κεντρικά γραφεία καθιστά ευκολότερη την αναδιανομή των αδειών χρήσης σε κάποιον άλλο υπάλληλο, όταν ένα από τα μέλη της ομάδας αποχωρήσει από την εταιρεία. Παράλληλα επιτρέπει τη διαχείριση όλων των αδειών χρήσης του λογισμικού από ένα κεντρικό σημείο. Επιπρόσθετα, η εφαρμογή του εταιρικού εσωτερικού δικτύου (Intranet) επιτρέπει στην ομάδα της Action να έχει άμεση συνεργασία με τους πελάτες της σε όλο τον κόσμο. Ήδη έχει δημιουργηθεί μια κοινή πλατφόρμα πληροφοριών που επιτρέπει την άμεση ανταπόκριση σε ευκαιρίες ανάπτυξης εργασιών και αιτήματα πελατών.
Σήμερα, εννέα μήνες μετά την εγκατάσταση του Microsoft Office 365, οι εργαζόμενοι στην Action πραγματοποιούν συσκέψεις brainstorming μέσω του Lync, καθώς τα γραφεία του δικτύου σε όλο τον κόσμο μπορούν πολύ εύκολα να συνδεθούν μεταξύ τους, γεγονός που προσφέρει νέες συναρπαστικές δυνατότητες. Πολλές διαδικασίες διεκπεραιώνονται πλέον μέσω της κεντρικής πλατφόρμας Cloud, με αποτέλεσμα η αντιμετώπιση των οποιωνδήποτε τεχνικών προβλημάτων εντός της εταιρείας να γίνεται με μεγαλύτερη ταχύτητα και πιο αποτελεσματικά. Η εταιρεία επίσης μελετά τις υπηρεσίες Microsoft SharePoint για την ηλεκτρονική διασύνδεση των διαφόρων γραφείων της εταιρίας.
«Με το Office 365, οι εργαζόμενοι στην Action λειτουργούν ως μέρος μιας απόλυτα λειτουργικής και ενιαίας διεθνούς ομάδας», ανέφερε ο κ. Χριστοδούλου. «Χρησιμοποιούν καθημερινά την επικοινωνία με βάση το cloud, καθώς αυξάνει την αποδοτικότητα και την παραγωγικότητά τους με την ευκολία χρήσης της. Για να το θέσουμε απλά, το Office 365 έχει δώσει στο σύνολο της ομάδας μας τη δυνατότητα να εργαστεί καλύτερα μαζί ώστε να επιτύχει περισσότερα», σημείωσε.
