Οι Πολυλειτουργικοί Εκτυπωτές

Γράφει η Μαρία Μεταξογένη, Channel Director της Xerox Hellas

Στις 22 Οκτωβρίου του 1938, σε εργαστήριο του Queens της Νέας Υόρκης, ένας επίδοξος εφευρέτης με Δίπλωμα Ευρεσιτεχνίας, ο Chester Carlson, δημιούργησε έναν ευκολότερο τρόπο για την αντιγραφή των πληροφοριών στο χαρτί. Ο Chester είχε έναν απλό στόχο: «… να κάνει τη δουλειά στο γραφείο πιο παραγωγική και λιγότερο κουραστική».

75 χρόνια αργότερα, η εφεύρεση του Chester έχει φέρει την επανάσταση στον τρόπο με τον οποίο δουλεύουμε και συνεχίζει να το κάνει με τρόπους που εκπλήσσουν.

Η εξέλιξη του Πολυλειτουργικού Εκτυπωτή
Οι Πολυλειτουργικοί Εκτυπωτές πρωτοεμφανίστηκαν στο χώρο εργασίας πριν από 15 χρόνια περίπου, δίνοντας τη δυνατότητα στους εργαζομένους να εκτυπώνουν, να αποστέλλουν fax, καθώς και να δημιουργούν φωτοαντίγραφα μέσα από μία μόνο συσκευή. Πιο πρόσφατα, οι έγχρωμες εκτυπώσεις, η ηλεκτρονική αλληλογραφία (e-mail) και η σάρωση αρχείων (scanning) έγιναν απαραίτητα χαρακτηριστικά των εκτυπωτών, αλλά ακόμα και αυτά δεν ήταν αρκετά για την κάλυψη των αναγκών του σύγχρονου εργασιακού περιβάλλοντος. Οι σημερινοί Πολυλειτουργικοί Εκτυπωτές πρέπει να έχουν τη δυνατότητα να συνδέονται με τους χρήστες, είτε αυτοί είναι στο γραφείο τους είτε όχι, μέσω σταθερών υπολογιστών ή έξυπνων κινητών τηλεφώνων.

Στο μέλλον, οι Πολυλειτουργικοί Εκτυπωτές θα παρέχουν ακόμα περισσότερες λειτουργίες στις επιχειρήσεις. Το προηγμένο λειτουργικό τους έχει εξελιχθεί σημαντικά με αποτέλεσμα να καθιστά δυνατό το cloud sharing και την εκτύπωση μέσω κινητών τηλεφώνων, ενώ παράλληλα διαθέτει εξειδικευμένες εφαρμογές (custom apps). Για παράδειγμα, μία ασφαλιστική εταιρία υγείας μπορεί να σαρώσει τα αιτήματα για αποζημιώσεις μέσα από το σύστημα πληρωμών της απευθείας μέσα από τον Πολυλειτουργικό Εκτυπωτή.

Όλα αυτά δείχνουν ότι ο Πολυλειτουργικός Εκτυπωτής μετατρέπεται από περιφερειακό σε κεντρικό σύστημα του περιβάλλοντος εργασίας.

Ενισχύοντας τη διδασκαλία στην εκπαίδευση
Ένα ακόμα παράδειγμα αφορά την παρουσία των Πολυλειτουργικών Εκτυπωτών στις σχολικές αίθουσες. Στην σημερινή εποχή, όπου οι τάξεις μεγαλώνουν σε μέγεθος και οι οικονομικοί πόροι είναι περιορισμένοι, η ανάγκη των δασκάλων να βασιστούν στις συγκεκριμένες συσκευές είναι ακόμα μεγαλύτερη. Με μία εφαρμογή, που σήμερα υπάρχει στους Πολυλειτουργικούς Εκτυπωτές, οι εκπαιδευτικοί μπορούν να μετατρέψουν τις χειρόγραφες εργασίες των μαθητών τους σε ηλεκτρονικά δεδομένα και να τα αναλύσουν, καθιστώντας γρηγορότερη την αξιολόγηση των μαθητών και πιο αποτελεσματική τη διδασκαλία.

Αν, για παράδειγμα, ένας δάσκαλος θέλει να δει κατά πόσο οι μαθητές του έχουν κατανοήσει το μάθημα σχετικά με τα κλάσματα, μπορεί να «σκανάρει» τις εργασίες που τους είχε δώσει για το σπίτι, καθώς και τα τεστ αξιολόγησης, μέσω του Πολυλειτουργικού Εκτυπωτή. Η εφαρμογή, που έχει εγκατασταθεί στον εκτυπωτή, θα διαβάσει και θα αναλύσει τα δεδομένα που προκύπτουν από τα παραπάνω σε λίγα λεπτά και ο εκπαιδευτικός μπορεί να μελετήσει τα συμπεράσματα που εξάγονται, επιλέγοντας τη μορφή που θέλει αυτά να εμφανίζονται σε σχετικό report. Η παραπάνω δυνατότητα μειώνει σημαντικά το χρόνο που χρειάζονται οι δάσκαλοι για να διορθώσουν τα γραπτά και, ακόμα, παρέχει καλύτερη κατανόηση των διαφορετικών αναγκών των μαθητών.

Απλοποίηση των διαδικασιών εγκρίσεων
Ακόμα και σε μικρομεσαίες επιχειρήσεις, η έγκριση εγγράφων μπορεί γρήγορα να μετατραπεί σε μία χαοτική διαδικασία. Αλλαγές της τελευταίας στιγμής, παραπλανητικοί τίτλοι εγγράφων και ζητήματα εμπιστευτικότητας μπορούν να οδηγήσουν σε σοβαρά προβλήματα. Σε μεγάλες επιχειρήσεις με εκατοντάδες εργαζομένους και διαχείριση χιλιάδων εγγράφων σε καθημερινή βάση, η αναποτελεσματική διαχείριση των εγκρίσεων μπορεί να αποδειχθεί καταστροφική.

Ωστόσο, με Συστήματα Διαχείρισης Περιεχομένου Content Management συστήματα (όπως το Xerox Docushare),οι οργανισμοί μπορούν να απλοποιήσουν τις συγκεκριμένες διαδικασίες, αυτοματοποιώντας βασικά βήματα αυτών. Η λύση και πάλι έρχεται από τους Πολυλειτουργικούς Εκτυπωτές. Τα έγγραφα «σκανάρονται» στους εκτυπωτές και αυτομάτως παραπέμπονται στο σωστό άτομο ή προορισμό. Από τη στιγμή που θα γίνει η σάρωση, τα έγγραφα υπόκεινται στην ειδικά διαμορφωμένη διαχείριση εγγράφων, και τους κανόνες εγκρίσεων της εταιρίας . Τα έγγραφα μπορούν εύκολα να εντοπιστούν, να συγκεντρωθούν σε κεντρικό σημείο, να υπογραφούν ηλεκτρονικά, να αναζητηθούν και να τροποποιηθούν, πάντα σύμφωνα με την πολιτική διαχείρισης αρχείων.

Face time : Η εποχή της αναγνώρισης του προσώπου
Στο μέλλον, οι Πολυλειτουργικοί Εκτυπωτές θα αντιληφθούν τον χρήστη που πλησιάζει, θα ανιχνεύσουν τις προθέσεις του, αν πλησιάζει για να χρησιμοποιήσει το μηχάνημα ή είναι απλώς περαστικός, και θα «ξυπνάει» για να εξυπηρετήσει τον χρήστη.

Η αναγνώριση προσώπου, που οδηγεί στην ανάκληση προσωποποιημένου μενού, αποκλειστικά για τον συγκεκριμένο χρήστη, στη «μνήμη» του συστήματος, θα είναι σύντομα πραγματικότητα. Με τις έξυπνες λειτουργίες “flick” και “drag”, οι χρήστες μπορούν άμεσα να μετακινηθούν στην επόμενη οθόνη ή σε προεπισκόπηση απλά με την κίνηση των… ματιών τους!

Αποκαλύπτοντας μία «κρυμμένη» αξία
Όσο οι επιχειρήσεις εξελίσσονται, οι παραδοσιακές διαδικασίες και το περιβάλλον εργασίας πρέπει να αλλάζουν και αυτά, συμβαδίζοντας με την παραπάνω εξέλιξη. Η αυξημένη λειτουργικότητα που παρέχουν οι Πολυλειτουργικοί Εκτυπωτές είναι ένα παράδειγμα της προστιθέμενης αξίας που δημιουργείται για τις επιχειρήσεις. Σε κάθε είδους επιχείρηση, από τις πιο μικρές μέχρι τις πιο μεγάλες, οι Πολυλειτουργικοί Εκτυπωτές είναι αναπόσπαστο κομμάτι του περιβάλλοντος εργασίας, δίνοντας τη δυνατότητα στους εργαζομένους να είναι πιο ευέλικτοι, αποτελεσματικοί και παραγωγικοί.